Työnhakijarekisteri

Rekisterinpitäjä

DEN Finland Oy
Y-tunnus: 2347517-2
Pakkalankuja 7, 01510 Vantaa
Puhelinnumero: –
Sähköposti: tietosuoja [at] den.fi

Yhteyshenkilö

Tietosuoja-asiat
Yhteystiedot: tietosuoja [at] den.fi

Rekisterin nimi

Työnhakijarekisteri

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on DEN-konserniyhtiöiden (”DEN”) työnhakijoiden arviointi, vertailu ja muut rekrytointiin liittyvät toimenpiteet, rekrytointiprosessin hallinnointi, henkilöresursoinnin tukeminen, palvelukseemme hakeneiden henkilöiden (rekisteröity) hakuprosessiin liittyvien tietojen hallinnointi tarvittavien yhteydenottojen mahdollistamiseksi sekä päätöksenteko työpaikkoja täytettäessä.

Kuvaus rekisterin tietosisällöstä

DEN käsittelee seuraavia työnhakijan henkilötietoja:

1) rekisteröidyn perustiedot kuten nimi, syntymäaika, sukupuoli, äidinkieli sekä henkilötunnus, jos rekisteröidyn henkilöluottotietojen hankkiminen on työtehtävän kannalta tarpeellista rekisteröidyn luotettavuuden arvioimiseksi;

2) rekisteröidyn yhteystiedot kuten sähköpostiosoite, puhelinnumero, osoitetiedot;

3) rekisteröidyn hakemaan työtehtävään liittyvät tiedot, kuten haettavan työtehtävän kuvaus, tiedot työsuhteen muodosta ja laadusta sekä työnhakuprosessissa nimetystä vastuuhenkilöstä, palkkatoive ja aloittamiseen liittyvät tiedot. Tarkemmat tiedot ilmenevät työnhakuilmoituksesta;

4) rekisteröidyn työnhakuprosessin yhteydessä DENille antamat soveltuvuuden kannalta tärkeät tiedot ja muut tiedot itsestään, taustastaan ym. kuten valokuvat, videot, opiskelu- ja muut koulutukseen liittyvät tiedot, ammatti, työhistoriaa koskevat tiedot (kuten työnantajat, työsuhteen alkamisajat ja kestot sekä työtehtävien laatu), kielitaito, muu erityisosaaminen, kuvaus henkilökohtaisista ominaisuuksista, erilaiset todistukset ja arvioinnit sekä viittaukset Internetistä tai muista lähteistä löytyviin tietoihin sekä referenssit;

5) rekisteröidyn rekrytointiprosessin etenemistä koskevat tiedot kuten tiedot tulossa olevasta jatkohaastattelusta tai rekrytointiprosessin keskeytymisestä;

6) henkilö- ja soveltuvuusarviointitestien lausunnot

7) henkilöluottotiedot, lain sallimissa tilanteissa, jos rekisteröidyn hakemat työtehtävät edellyttävät erityistä luotettavuutta;

8) mahdolliset muut tiedot, joiden keräämiseen rekisteröity on antanut suostumuksensa tai jotka rekisteröity itse on vapaaehtoisesti antanut DENin työnhakuprosessin yhteydessä.

Käsittelyperuste

Suostumus
Lakisääteinen velvoite
Oikeutettu etu

Kuvaus oikeutetuista eduista joihin käsittely perustuu

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteina ovat:

1) DENin oikeutettu etu työnhakijan ja työnantajan välisen suhteen perusteella käsitellä rekisteröidyn työhakemuksessa ilmoittamia tai siinä viitattuja henkilötietoja;

2) DENin oikeutettu etu etsiä ja rekrytoida oma-aloitteisesti sopivia työntekijöitä ja käsitellä yhteydenottoon välttämättömiä tietoja, jotka rekisteröidyt ovat itse saattaneet yleisesti työnantajien saataville ammatillisissa Internet-palveluissa, esim. LinkedIn ja muissa vastaavissa lähteissä niiden palveluehtojen mukaisesti;

3) DENin ja rekisteröidyn lakisääteiset oikeudet ja velvoitteet, esim. rekisteröidyn luotettavuuden arviointi luottotietojen ja rikosrekisteritietojen avulla sekä tasa-arvovelvoitteiden täyttäminen;

4) rekisteröidyn antama suostumus muuhun henkilötietojen keräämiseen ja  käsittelyyn sekä henkilö- ja soveltuvuusarviointitesteihin.

Kuvaus henkilötietojen vastaanottajista

Henkilötietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain rekrytointia liittyviä tehtäviä suorittavat DEN:in esimiehet, henkilöstöhallinnon ja DENin alihankkijoiden työntekijät, joilla työnsä puolesta on oikeus käsitellä tämän rekisterin tietoja. Kullakin käyttäjällä on oma käyttäjätunnus ja salasana järjestelmään.

Tietolähde

Rekisteröidyltä itseltä
Muusta lähteestä

Kuvaus tietolähteistä

Rekisterin tiedot kerätään säännönmukaisesti rekisteröidyltä itseltään, sekä laissa säädetyissä rajoissa ja tarvittaessa rekisteröidyn suostumuksella DENin rekrytointikonsultilta, henkilö- ja soveltuvuusarviointipalveluja tuottavilta yrityksiltä, viranomaisilta, luottotietoyhtiöiltä, yhteystietopalvelujen tarjoajilta, ammatillisista Internet-palveluista kuten LinkedIn, työnhakijan ilmoittamilta suosittelijoilta ja muilta vastaavilta luotettavilta tahoilta.

Onko henkilötiedot annettava ja antamatta jättämisen seuraukset

Jos hakija haluaa osallistua hakuprosessiin, on hänen toimitettava työhakemus.

Henkilötietojen säilytysaika

Valittujen työnhakijoiden tietoja säilytetään osana työsuhdetietoja. Muiden henkilötietoja säilytetään rekrytointipäätöksen jälkeen niin kauan, kuin on tarpeellista siihen liittyvien oikeuksien ja velvollisuuksien loppuunsaattamiseksi, kuitenkin vähintään kaksi vuotta työhönottopäätöksestä, koska työsopimuslakiin perustuvan syrjintäkanteen kanneaika on kaksi vuotta. Tietoja voidaan säilyttää myös muita DENin mahdollisia rekrytointitarpeita varten rekisteröidyn antaman suostumuksen mukaisesti.

Siirretäänkö rekisterin tietoja EUn tai ETAn ulkopuolelle

Ei

Tehdäänkö tietojen perusteella automaattisia päätöksiä

Ei

Vastustamisoikeus

Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti oikeus vastustaa tai pyytää tietojensa käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä tietosuojavaltuutetulle.

Oikeus perua suostumus

Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa antamansa suostumukset.

Kuinka rekisteröity voi käyttää oikeuksiaan

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot sekä oikeus vaatia virheellisen tiedon oikaisua, tiedon poistamista ja tietyin laissa säädetyin edellytyksin tietojen siirtämistä toiseen järjestelmään. Pyynnöt tulee toimittaa henkilökohtaisesti tai sähköpostilla tietosuoja [at] den.fi.

Valitusoikeus

Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, erityisesti siinä jäsenvaltiossa, jossa hänen vakinainen asuinpaikkansa tai työpaikkansa on taikka jossa väitetty rikkominen on tapahtunut, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan tietosuoja-asetusta, sanotun kuitenkaan rajoittamatta muita hallinnollisia muutoksenhakukeinoja tai oikeussuojakeinoja.